जब किसी सरकारी सेवक की प्रोन्नति के लिए विभागीय प्रोन्नति समिति की उपयुक्तता संबंधी निष्कर्ष मुहरबंद लिफाफे में रखा गया हो, तो एतद् संबंधी रिक्ति को स्थानापन्न आधार पर भरा जा सकता है। राज्य सरकार के ध्यान में इस तथ्य को लाया गया है कि उक्त प्रावधन का अनुपालन नहीं किया जाता है, बल्कि पद सुरक्षित रख दिया जाता है। पद सुरक्षित रख देने से रिक्ति अवरुद्ध हो जाती है। ऐसी कार्रवाई उक्त संकल्प के प्रावधनों का उल्लंघन भी है।

कार्मिक एवं प्रशासनिक सुधार विभाग के संकल्प संख्या 280, दिनांक 05.07.2002 के अन्तर्गत राज्य सरकार की सेवाओं/संवर्गों/पदों में वेतनमान आधरित कालावधि का निर्धारण किया गया है। किन्तु कतिपय विभागों/कार्यालयों द्वारा ध्यान आकृष्ट किया गया है कि उपर्युक्त संकल्प में निर्धारित कालावधि के अनुसार प्रान्नति पर विचार करते समय संबंधित पद पर पा्रेन्नति हेतु निर्धारित कालावधि पूरी नहीं करने के कारण अधिकतर पद रिक्त रह जाते हैं और रिक्तियों के कारण कार्य सम्पादन में कठिनाई होती है।

उपर्युक्त विषय के संबंध में निदेशानुसार कहना है कि प्रायः ऐसा देखा जा रहा है कि पदाधिकारियों/कर्मचारियों के विरुद्ध दण्डादेशों को निरस्त किया जाता है। विभागीय कार्यवाही की प्रक्रिया के संबंध में समय-समय द्वारा दण्डादेशों को निरस्त किया जाता है। विभागीय कार्यवाही की प्रक्रिया के संबंध में समय-समय पर कार्मिक एवं प्रशासनिक सुधार विभाग द्वारा निर्गत प्रक्रियात्मक अनुदेश का अनुपालन नहीं किए जाने के कारण ही ऐसी स्थिति उत्पन्न होती है।

निदेशानुसार, कहना है कि पत्रांक 16514, दिनांक-05.12.1980 के अन्तर्गत यह उल्लेख है कि अनाम, बेनामी, छद्मनामी आवेदन पत्रों पर कार्रवाई नहीं की जायेगी तथा पदाधिकारियों के विरूद्ध बिना हस्ताक्षर के प्रकाशित खुलापत्र और पैम्पलेटों पर भी कार्रवाई नहीं की जायेगी। जहाँ परिवाद पत्र हस्ताक्षरित होंगे और आरोप विशिष्ट प्रकृति के होंगे तथा परिवादी का पता लगाया जाना संभव होगा, वहाँ भी परिवादी को तुरंत बुलाकर या उनसे सम्पर्क स्थापित कर जान लेना आवश्यक होगा कि उनके द्वारा लाये गये आरोपों के संबंध में उन्हें क्या कहना है और परिवाद के संबंध में वे किस प्रकार का साक्ष्य उपलब्ध कराने में सक्षम होंगे।

निदेशानुसार उपर्युक्त विषयके संबंध में कहना है कि कतिपय विभागों से वृतनवृद्धि की सजा के प्रभाव के संबंध में पृच्छाएँ प्राप्त हो रही है तथा इस क्रम में महालेखाकार द्वारा कतिपय मामलों में इस विभाग से ऐसी सजा के प्रभाव के संबंध में स्पष्टीकरण की माँग की गई है।