सभी निविदादाताओं के लिए चरित्र प्रमाण पत्र आवश्यक है, जो कि नौ माह के भीतर निर्गत होने चाहिए। यदि निविदादाता पार्टनरशीप फर्म अथवा प्राइवेट लिमिटेड कम्पनी हो तो केवल मैनेजिंग पार्टनर/प्रबंध निदेशक का अद्यतन चरित्र प्रमाण-पत्र आवश्यक माना जाएगा।

तदनुसार श्रेणी- प्रथम-ए तथा प्रथम-बी में सूचीबद्ध सभी संवेदक अपने पास उपलब्ध निर्धारित मशीनों का स्वामित्व, Location ट्रेड मार्क, इंजन नम्बर, चेसिस नम्बर एवं यदि निबंधन हो तो निबंधन संख्या संलग्न निम्नांकित प्रपत्र में इस सूचना निर्गत की तिथि से एक माह के अन्दर अभियन्ता प्रमुख दें सचिव (प्रावैधिक) को उपलब्ध करायेंगे। विभाग के द्वारा इसका सत्यापन किया जायेगा।

निविदाकार के द्वारा अपने निविदा के साथ पिछले तीन वर्षों में उनके द्वारा कहां-कहां कार्य किये गये हैं, उसकी सूची दी जायगी एवं निविदा आमंत्रण पदाधिकारी उपरोक्त कार्यों से सम्बन्धित निविदादाता के परफोरमेन्स के सम्बन्ध में प्रतिवेदन सम्बन्धित कार्यपालक अभियंता से प्राप्त कर लेंगे।

उपर्युक्त विषय के सम्बन्ध में कहना है कि एक करोड़ से अधिक राशि के निविदा के दो लिफाफे में यथा टेकनिकल बीड एवं फाईनेंसियल बीड अलग-अलग प्राप्त करने का प्रावधन है। टेकनिकल बीड मूल्यांकन में सरकार स्तर से पूर्व के मूल्यांकन सीट में संशोधन किया गया है जिसके अनुसार अंकों का बंटवारा निम्न प्रकार है।।

निदेशानुसार उपर्युक्त विषय के संबंध में कहना है कि प्रायः ऐसा देखा जा रहा है कि अधीनस्थ/क्षेत्राीय कार्यालय द्वारा विभागीय निविदा समिति द्वारा अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किये जानेवाले तुलनात्मक विवरणी के साथ संलग्न निविदा काजगातों की भली-भांति जांच किये बिना ही अभियंता प्रमुख, पथ निर्माण विभाग के कार्यालय में उपलब्ध करा दिया जाता है। फलतः विभागीय निविदा समिति के अध्यक्ष एवं सदस्यों का बहुमूल्य समय इन कागजातों की आवश्यक जांच करने एवं तदुपरान्त आवश्यक निर्णय लेने में अनावश्यक रूप से बर्बाद होता है, जो वांछनीय नहीं है।